Les employés comme les dirigeants créent une note de frais pour se faire rembourser lorsqu’ils engagent des dépenses professionnelles. Ce type de document peut être traité automatiquement. Découvrez pourquoi votre organisation pourrait bénéficier de l’automatisation des notes de frais.
Les avantages de l’utilisation d’un système de gestion des notes de frais
Le traitement des notes de frais est réglementé par la législation. Le non-respect de la réglementation dans ce domaine peut entraîner des amendes. Le nombre d’affectations du personnel de chaque cabinet augmente au fur et à mesure de son expansion.
Compte tenu des volumes supplémentaires de rapports, il devra nécessairement traiter un plus grand nombre de notes de frais. Bien sûr, cela peut être fait manuellement. Cependant, passer par toutes ces étapes peut prendre beaucoup de temps. Heureusement, une application ou un programme peut être utilisé pour générer automatiquement un rapport de dépenses.
Ce type d’outil est simple à mettre en place et présente plusieurs avantages pour une entreprise. Un logiciel ou une application qui simplifie le suivi des dépenses permet de lutter contre la fraude, qui est coûteuse. Selon une étude, la fraude aux rapports de dépenses coûte aux entreprises européennes jusqu’à 13 709 euros chaque année.
Voici 3 raisons d’utiliser un logiciel pour gérer vos notes de frais
Les petites et moyennes entreprises ne sont pas les seules à profiter de l’automatisation de la gestion des frais. Les petites entreprises, comme celles qui comptent moins de 10 employés, se tournent de plus en plus vers cette technologie car elles en voient les avantages. En réalité, il existe désormais des logiciels qui répondent aux besoins spécifiques d’une petite ou moyenne entreprise.
La première incitation à automatiser les notes de frais est le gain de temps. Cette opération est particulièrement chronophage lorsqu’elle est effectuée manuellement. Les employés doivent saisir les dépenses qu’ils ont effectuées pour des raisons professionnelles et fournir les justificatifs à la fin de chaque mois. Avec un logiciel de gestion des frais, ces opérations sont réalisées en quelques clics sur une plateforme spécialisée.
Le personnel comptable et les gestionnaires en bénéficient également, car leur travail est considérablement simplifié. Le calcul des frais et des montants à rembourser est en effet automatisé. Il ne reste plus qu’à vérifier les reçus et à valider les notes de frais. Les remboursements sont envoyés plus rapidement car le traitement devient moins long, ce qui limite la grogne des consommateurs.
Réduction du taux d’erreur
C’est également une bonne idée d’automatiser le traitement des notes de frais, car le traitement manuel est susceptible d’entraîner des erreurs et des omissions. Cela peut entraîner des pertes financières importantes pour une société.
Un logiciel de gestion des notes de frais, en revanche, élimine les erreurs et les omissions. L’employé doit simplement saisir les informations dans les champs prévus à cet effet. Toute variation sera identifiée par l’outil. De plus, le programme intègre une variété de fonctionnalités pour minimiser les erreurs, notamment :
Le programme saisit automatiquement les factures, convertit les valeurs dans la devise utilisée par l’entreprise pour les dépenses à l’étranger, calcule les frais kilométriques en fonction des barèmes, etc.
Gagner du temps et automatiser la gestion des dépenses peut aider une entreprise à améliorer ses bénéfices. Le service comptable et les responsables peuvent utiliser le tableau de bord de la solution numérique pour analyser les dépenses du personnel en temps réel.
Les résultats de cette recherche constituent une ressource précieuse pour une entreprise. Elle peut aider les entreprises à reconsidérer leur politique de remboursement des frais afin d’améliorer la productivité des employés tout en augmentant leur compétitivité.
La centralisation des données sur les dépenses des entreprises ayant des filiales permet au siège de suivre plus facilement les dépenses et les remboursements au niveau local. Les filiales peuvent planifier les dépenses futures et modifier leur stratégie de gestion des dépenses en fonction des besoins.
