Comment bien gérer les notes de frais en entreprise ?

Les dépenses de toute entreprise sont gérées de la même manière que les autres coûts de l’entreprise, et ce pour de nombreuses raisons. Heureusement, il existe désormais un outil puissant et efficace qui peut aider le service comptable de chaque entreprise à mieux contrôler les dépenses des employés.

La définition d’une note de frais

Un cadre ou un employé régulier d’une entreprise peut être amené à engager des dépenses d’entreprise dans le cadre de ses fonctions. C’est un scénario qui se produit fréquemment, surtout pour les employés qui voyagent fréquemment. Les cadres et les vendeurs, par exemple, qui voyagent régulièrement pour interagir avec les clients en sont un exemple.

Par conséquent, l’employé peut avancer le montant requis à l’avance afin d’éviter d’attendre les fonds du service de trésorerie de l’entreprise. La preuve de la dépense est tout ce qui est requis.

S’il est déterminé que les dépenses ont été engagées dans le cadre de l’activité professionnelle, l’employé sera remboursé pour le kilométrage, le stationnement, les repas et les boissons ainsi que pour toute autre dépense engagée.

Les éléments qui entrent en jeu pour les notes de frais

Toutes les dépenses professionnelles payées avec un moyen de paiement personnel appartenant à un employé de l’entreprise sont considérées comme des frais. Ils impliquent un remboursement complet de la part de l’entreprise, à condition qu’un reçu soit fourni.

Les dépenses suivantes sont des exemples : frais de repas, frais kilométriques, abonnement à un service professionnel, essence, paiement de la location d’une voiture pour le stationnement lors d’une réunion professionnelle, hébergement du salarié ou d’un client lors d’une réunion professionnelle, achat d’un billet d’avion pour une réunion professionnelle, achat d’un accessoire pour un smartphone utilisé dans le cadre du travail.

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La gestion des notes de frais des employés

Au sein des entreprises, la gestion des notes de frais est souvent considérée comme une activité chronophage. En raison d’un manque de suivi, elle conduit parfois à des fraudes, et elle consomme beaucoup de temps dans le service comptable de l’entreprise. Nous proposons une solution unique : un logiciel de gestion des notes de frais.

Par exemple, nous allons parler de Jenji, un outil utile pour la gestion des notes de frais dans les entreprises. Pour ceux qui n’en ont pas entendu parler, Jenji est une startup de 2015 fondée par Pierre Queinnec et Nicolas André. Leur objectif était de fournir un système facile à utiliser pour le suivi des dépenses professionnelles.

Pour ce faire, ils ont créé le logiciel Jenji, qui est efficace, simple d’utilisation et entièrement conforme aux lois en vigueur. Choisissez Jenji si vous ne voulez pas voir une partie importante des bénéfices de votre entreprise partir en fumée à cause d’une mauvaise gestion des coûts.